Home / Artikel Perpustakaan / Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi Untuk Meningkatkan Kinerja Layanan Perpustakaan Dan Mewujudkan Perpustakaan Ideal

Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi Untuk Meningkatkan Kinerja Layanan Perpustakaan Dan Mewujudkan Perpustakaan Ideal

Permasalahan utama yang dihadapi bangsa kita khususnya dalam bidang pendidikan, menghadapi era globalisasi (terutama pasar global) adalah rendahnya tingkat kualitas sumber daya manusia. Hal ini menuntut perpustakaan lebih aktif dalam meningkatkan profesionalisme kemampuan pustakawan dalam penguasaan teknologi untuk meningkatkan kinerja dan layanan perpustakaan.

Mengingat semakin majunya zaman, banyak perpustakaan telah bertransformasi menjadi perpustakaan modern atau yang banyak dikenal sebagai perpustakaan elektronik dan perpustakaan digital. Perpustakaan modern tidak lagi dapat dikelola secara konvensional mengingat perkembangan jumlah dan jenis informasi, tuntutan masyarakat, dan teknologi informasi yang demikian pesat melaju. Masyarakat semakin sadar informasi, mempunyai tuntutan yang semakin tinggi atas mutu layanan suatu organisasi. Fungsi perpustakaan pun tidak lagi hanya sebagai gudang buku, melainkan pusat informasi yang dapat menyediakan akses ke sumber sumber informasi dari seluruh dunia tanpa batas waktu dan tempat. Untuk itu, diperlukan pengelolaan perpustakaan secara kreatif, inovatif dengan penerapan teknologi informasi yang terus berkembang.

Arus perubahan teknologi informasi secara cepat melanda semua organisasi termasuk perpustakaan. Sementara para pustakawan masih harus tetap menyelenggarakan dan menyediakan layanan informasi secara tradisional, disisi lain tuntutan untuk mengikuti kemajuan teknologi informasi harus juga terpenuhi. Pustakawan harus mengembangkan keahliannya dalam bidang teknologi informasi. Mereka juga mempunyai peran baru agar supaya dapat mendukung layanan informasi yang berbasis teknologi. Teknologi telah berpengaruh besar terhadap kegiatan pustakawan. Para pustakawan yang bertugas menyeleksi bahan pustaka mesti berhubungan dengan penyediaan informasi secara digital tanpa harus memilikinya. Para pustakawan yang bekerja di bagian pemrosesan harus memproses bahan pustaka yang dapat diakses melalui komputer oleh pengguna.

Misi perpustakaan pada umumnya masih tetap yaitu menyediakan layanan informasi yang terbaik bagi penggunanya, tetapi kemajuan teknologi telah menambah dimensi baru tentang tugas perpustakaan dan pustakawan belum siap menghadapinya. Sehingga pencapaian misi sulit untuk dilaksanakan. Kebanyakan perpustakaan belum siap menghadapi perubahan, anggaran masih terbatas bahkan prosentase dari keseluruhan anggaran dari lembaga induknya sangat kecil. Perputaran staf sangat lambat, penambahan tenaga baru juga sangat sulit.

Dalam konteks ini, para pengambil kebijakan di bidang perpustakaan harus mempunyai kiat baru bagaimana mengatasi persoalan ini. Pengembangan strategi harus dilakukan agar membantu perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan pengguna dan mendukung layanan informasi yang berbasis teknologi dimasa mendatang, apalagi menghadapi zaman globalisasi yang serba tanpa batas. Hal ini diharapkan berujung pada terbentuknya perpustakaan yang ideal yang berkualitas.

B. Deskripsi Perpustakaan

Sebenarnya banyak sekali dijumpai atau pernah kita baca tentang definisi dari perpustakaan itu sendiri. Beberapa definisi perpustakaan dari berbagai sumber yaitu:

  1. Undang Undang Nomor 43 Tahun 2007.[1]

Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.

  1. Menurut Kamus Istilah Perpustakaan.[2]

Perpustakaan merupakan sistem pengumpulan informasi yang terdiri dari bahan buku maupun non buku yang dikelola dengan sistem tertentu untuk dimanfaatkan oleh masyarakat pemakai.

  1. Menurut SEB Mendikbud RI No: 53649/MPK/1988 dan No: 15/SE/1988.[3]

Perpustakaan adalah suatu lembaga, kantor atau unit kerja yang sekurang kurangnya memiliki 1.000 judul bahan pustaka yang terdiri dari sekurang kurangnya 2.500 eksemplar / buah dan dibentuk dengan keputusan pejabat yang berwenang.

  1. Menurut IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions)

Perpustakaan adalah kumpulan materi baik yang tercetak dan non cetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang bisa bahannya dari sumber informasi tertentu yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai.

Beberapa pengertian dari perpustakaan di atas, walaupun berasal dari berbagai sumber yang berbeda, namun tetap saja bermuara pada satu inti bahwa perpustakaan adalah tempat penyedia jasa layanan informasi sesuai dengan kebutuhan pencari informasi. Akan tetapi beberapa pengertian di atas masih menggambarkan perpustakaan yang lebih bersifat konvensional dalam situasinya sehari hari.

Pemahaman masyarakat secara umum tentang perpustakaan adalah sosok ruangan yang penuh buku, majalah dan kliping – kliping koran yang berdebu dengan aroma kapur barus yang khas. Di pojok meja depannya berdiri sosok pustakawan yang tua renta berkacamata tebal dan berambut botak dengan sedikit uban-uban berwarna putih yang menunjukkan sudah begitu tua beliau. Suara yang termerdu baginya adalah suara mesik ketik Spica kuno yang berirama dalam membuat kartu katalog. Itulah gambaran umum perpustakaan yang ada di kepala masyarakat.

Dalam perkembangan sekarang perpustakaan yang di dalamnya terpasang berbagai sarana komputer dengan kemampuan alat yang super canggih. Ruangan koleksi perpustakaan segala tersedia, mulai dari bahan multimedia hingga yang konvensional, seperti; kaset video, kaset suara, VCD (Video Compact Disk), DVD (Digital Video Disk), LD (Laser Disk), foto-foto (baik dalam bentuk metadata atau tercetak), kliping, disket dan CD (Compact Disk) juga tersedia electronik book.

Hebatnya lagi hampir semua data koleksi tersebut dapat ditelusuri dan dicari melalui katalog komputer yang tersedia di hampir seluruh ruang baca. Tidak seperti rancangan perpustakaan konvensional biasanya, ruangannya lebih kecil dan pengunjungnya juga terlihat sangat sedikit.

Hal ini dikarenakan perpustakaan jenis ini menerapkan konsep perpustakaan maya (virtual library). Bila pemakai hendak menggunakan koleksi tersebut, mereka tinggal mendownload dari situs perpustakaan atau website-nya saja karena terpasang di dunia world wide web. Bila pemakai enggan mendownload karena biaya koneksi yang mahal, mereka bisa memesan untuk meminjam, bahkan mengemas ulang bahan dimaksud. Apakah perpustakaan perpustakaan di Indonesia memiliki sistem layanan seperti itu. Memang hal seperti itu masih jauh dari harapan kita walaupun beberapa perpustakaan maju yang ada sudah mulai merintis, namun pada kenyataannya lebih banyak lagi perpustakaan yang masih menerapkan metode pengelolaan yang kunodan terkesan begitu begitu saja dari dahulu. Apalagi menghadapi tantangan globalisasi zaman, hal ini tidak bisa dibiarkan begitu saja. Harus ada pembenahan dari dalam perpustakaan itu sendiri.

C. Fungsi Perpustakaan

Menurut Sulistyo Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan, fungsi fungsi dari perpustakaan adalah sebagai berikut.

a. Sebagai sarana simpan karya manusia

Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak dan sejenisnya. Dalam kaitannya dengan fungsi simpan, perpustakaan bertugas menyimpan khasanah budaya hasil masyarakat. Salah satu jenis perpustakaan yang benar benar berfungsi sebagai sarana simpan ialah perpustakaan nasional.

b. Fungsi informasi

Bagi yang memerlukan informasi dapat meminta atau menanyakan ke perpustakaan. Dengan koleksi yang tersedia, perpustakaan harus berusaha menjawab setiap pertanyaan yang diajukan. Mengingat perpustakaan adalah gudang informasi tentu sudah barang tentu fungsi informasi menjadi mutlak dilaksanakan oleh perpustakaan.

c. Fungsi rekreasi

Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca hal yang dianggap menyenangkan. Perpustakaan bisa dijadikan referensi masyarakat sebagai alternatif mencari hiburan. Terutama di perpustakaan umum, yang di tempat tertentu menyediakan tempat bermain bagi anak anak, yang tidak hanya menghibur tapi juga sekaligus mendidik.

d. Fungsi pendidikan

Perpustakaan merupakan sarana pendidikan non formal dan formal, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar di luar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah. Bagi mereka yang sudah meninggalkan bangku sekolah maupun putus sekolah maka perpustakaan merupakan tempat belajar yang praktis, berkesinambungan, serta murah.

e. Fungsi kultural

Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat. Dengan cara demikian masyarakat dididik mengenal budayanya. Apalagi dengan adanya Undang Undang No.4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Dengan adanya undang undang ini maka tentu perpustakaan bertugas sebagai pelestari dan menjaga khasanah budaya bangsa.

Selain fungsi di atas, menurut penulis masih ada fungsi lainnya lagi yaitu fungsi penelitian. Pengguna bisa dengan leluasa mencari informasi yang diperlukan untuk membantu kegiatan penelitiannya.

D. Perpustakaan dan Teknologi Informasi

Teknologi informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang, tidak terkecuali di perpustakaan. Dalam masyarakat maju, pengetahuan merupakan sumber daya primer untuk individu dan publik. Sebagai akibatnya, seseorang harus selektif tentang jenis data dan informasi yang diproses. Data dan informasi tersebut harus relevan, dan akurat sehingga dapat terhindar dari memperoleh harta karun dari longsoran informasi yang tidak penting.

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi ukuran untuk mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut, bukan lagi pada besarnya gedung, banyaknya rak, atau berjubel penggunanya. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan merupakan wujud dari suatu perubahan layanan. Perubahan ini mendorong perpustakaan untuk melakukan modernisasi layanan dan menerapkan TI dalam aktivitasnya keseharian.

Perpustakaan haruslah siap menghadapi tantangan globalisasi zaman, seperti apa yang diungkapkan Dian Sinaga[4] berikut ini:

A library information globalization era is a vital and fundamental facility to improve Human resources and to create a reading society. Thus, the library is expected to conduct regular and well planned evaluation toward existed varied type of services so the existence of libraries would be utilized optimally by their users. Another effort to improve library uses in the globalization era is continuous promotion and marketing of information.

Dari pendapat Dian Sinaga di atas dapat diartikan bahwa dengan adanya globalisasi ini dapat digunakan sebagai cara untuk meningkatkan sumber daya yang ada di perpustakaan. Hal ini dilakukan melalui promosi dan pemasaran jasa layanan di perpustakaan bagi kebutuhan pengguna.

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain sebagai berikut.

  • Teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan anggota, statistik, dan sebagainya.
  • Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk ini sering disebut juga sebagai perpustakaan digital. (Ahmad Muhsin dan Wahyu Supriyanto, 2008).

E. Perpustakaan dan Internet

Kemajuan teknologi internet merambah pada dunia perpustakaan. Kegiatan operasional perpustakaan dituangkan dalam sebuah halaman web di internet. Dengan portal web tersebut segala kebutuhan untuk interaksi antara pengguna dan pustakawan dilaksanakan. Untuk bisa menampilkan koleksi perpustakaan di web,maka koleksi tersebut harus diubah dahulu dalam format digital.

Globalisasi informasi merupakan proses yang berlangsung paling cepat karena kemajuan teknologi media cetak dan elektronik, komputerisasi, sistem digital, dan sebagainya. Perkembangan globalisasi sebagai hasil dari perkawinan kepentingan ekonomi dan kemajuan teknologi membawa pada banyak persoalan, salah satunya mengenai nasib institusi pendidikan.. Laju kemajuan teknologi informasi telah menggempur dinding-dinding sekolah/kampus, menawarkan keterbukaan baru dalam mendapatkan pengetahuan. Bidang pembangunan infrastruktur jaringan teknologi informasi seperti internet dan intranet mempercepat arus informasi yang beragam. Pembangunan server intranet sebagai salah satu bagian pembangunan infrastruktur teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk memenuhi segala kebutuhan masyarakat menjelang era globalisasi.

Pembangunan web server intranet yang merupakan server untuk penyedia akses/sumber informasi di internet dirasakan sangat penting dan mendesak ini dikarenakan pertumbuhan dan kebutuhan pengguna internet di seluruh dunia.

Siapapun tanpa kenal ras, agama, etnik, usia bebas memperoleh informasi lewat internet. Siapapun menjadi semakin mudah untuk melakukan multy-tasking (beberapa tugas dalam waktu yang sama hanya melalui satu komputer), internet juga memudahkan orang untuk berpikir dan menuangkan gagasannya secara multi format dan non-linier. Kemampuan internet juga meningkatkan percepatan cross-breeding informasi dan pengetahuan yang bukan lagi dalam disiplin atau bidang kehidupan yang sama, tetapi juga secara intra dan inter disiplin bidang kehidupan. Dengan fenomena ini informasi yang dulu dikontrol oleh kehadiran perpustakaan, kini telah tergantikan oleh mesin pencari data semacam Google, Yahoo, AltaVista, dan sejenisnya. Pada kasus inilah, posisi perpustakaan pun mencair, tak terbatasi oleh bangunan dan rak-rak buku, namun lebih bermain pada jaringan dan ketersediaan informasi di dunia maya.

Seorang pustakawan Indonesia seharusnya dapat mengetahui dan memahami kendala perpustakaan sebagai bidang garapannya, untuk kemudian dikaji dan dicarikan jalan keluarnya. Pustakawan Utama Drs. H. Soekarman K, MLS (Ketua IPI periode 1992-1995) melihat ada 9 faktor yang membuat perpustakaan Indonesia menjadi lemah :

  • Jumlah penduduk yang besar dan tersebar di banyak pulau;
  • Budaya dan tingkat kecerdasan bangsa yang majemuk;
  • Lemahnya kesadaran masyarakat, dan;
  • Lemahnya kesadaran sebagian penentu kebijakan soal perpustakaan, akan arti penting informasi dan perpustakaan;
  • Rendahnya minat baca serta kebiasaan membaca;
  • Kemampuan keuangan pemerintah;
  • Masih sedikit pustakawan terdidik;
  • Masih sedikit institusi pendidikan perpustakaan;
  • Lemahnya sumber bahan pustaka nasional.[7]

Kendala utama setelah adanya kemauan yang keras dari ahli informasi atau pustakawan agar tetap eksisnya perpustakaan dan pustakawan adalah dana. Berbagai upaya yang kita lakukan tentunya memerlukan dana.  Akan tetapi kebutuhan akan dana ini tentu dapat teratasi apabila ada dukungan dari berbagai pihak, terutama para pengambil keputusan. Oleh karena itu kita harus dapat menyadarkan mereka bahwa karena pengaruh globalisai menimbulkan tuntutan kemajuan teknologi yang sangat dibutuhkan oleh pemakai.

F. Perpustakaan Ideal

Dari rumusan dan deskripsi perpustakaan di zaman globalisasi di atas, tentu dapat ditarik suatu kesimpulan tentang suatu perpustakaan yang ideal. Pada hakekatnya perpustakaan berperan sebagai lembaga yang menghimpun koleksi pustaka dari berbagai bidang ilmu. Namun perkembangannya, sebuah perpustakaan telah menjadi pusat dan sumber jasa informasi. Perpustakaan dapat dikatakan ideal dilihat dari 2 faktor penting, yaitu faktor internal dan eksternal perpustakaan tersebut. Faktor internal diartikan bahwa segala sesuatu yang berhubungan dengan kualitas dan kuantitas di dalam perpustakaan itu sendiri. Hal tersebut antara lain faktor SDM profesional, bentuk fisik gedung, tata ruang, koleksi, sarana dan prasarana.

Faktor eksternal diartikan bahwa segala sesuatu dari luar perpustakaan yang mempengaruhi kelangsungan kerja perpustakaan tersebut. Faktor eksternal tersebut seperti variasi pemustaka, dukungan pemerintah, kepedulian masyarakat terhadap perpustakaan dan sebagainya. Dari variasi pemustaka pun dapat ditinjau dari berbagai aspek, yaitu usia, pendidikan, jenis kelamin, pekerjaan, dan seterusnya.

Suatu perpustakaan dikatakan ideal jika mampu memenuhi faktor faktor seperti yang di atas. Pelaksanaan faktor internal haruslah sejalan dengan faktor eksternal sehingga tidak terjadi tumpang tindih kepentingan. Perpustakaan yang memiliki koleksi lengkap dan beraneka ragam haruslah dikelola oleh pustakawan yang profesional dan handal. Koleksi yang ada dikelola dengan pengelolaan yang sistematis dan modern, kemudian disajikan di tiap layanan yang ada. Tiap ruang layanan didesain dengan menarik dan rapi sehingga membuat pemustaka betah dan mudah dalam memanfaatkan layanan yang ada. Semua itu ditata dan dikemas di dalam bangunan gedung yang

Selain kedua faktor tersebut di atas, perpustakaan haruslah mampu menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik. Untuk itu perlu didukung dengan pemanfaatan aplikasi teknologi informasi terkini. Hal ini perlu mengingat perkembangan zaman dan tingkat kebutuhan masyarakat. Pemustaka, khususnya anak muda tentu akan lebih tertarik jika perpustakaan dilengkapi dengan fasilitas modern seperti internet, koleksi digital, dan hot spot area. Ini membuat perpustakaan lebih gaul di mata mereka, sekaligus menghilangkan paradigma lama bahwa perpustakaan itu kuno dan membosankan.

Tata ruang di dalam perpustakaan pun perlu diperhatikan, desain yang fleksibel dan tidak kaku patut dicoba. Di ruang baca perlu di tata semenarik mungkin bahkan jika perlu seglamour mungkin, tidak perlu terlalu formal. Misalkan, adanya sofa di ruang baca khusus, tempat baca lesehan, area diskusi yang dilengkapi hot spot, bahkan kids play area jika perlu. Warna cat tembok pun mungkin perlu diimprovisasi, dicat dengan warna cerah yang memberi kesan mewah dan tidak membuat jenuh.

Dari semua hal di atas tentu pelayanan yang prima adalah ujung tombak dan harus paling diutamakan sebuah perpustakaan. Layanan yang lengkap dan bagus, serta dikombinasikan dengan koleksi, desain ruang, dan sederet fasilitas modern yang menarik adalah gambaran perpustakaan ideal. Sehingga mampu meningkatkan kinerja dan persepsi sebuah perpustakaan di mata masyarakat.

G. Kesimpulan

Dari pembahasan mengenai bentuk perpustakaan ideal dalam menghadapi era teknologi informasi, maka dapat disimpulkan beberapa hal yaitu:

  1. Terjadi pergeseran peran dari perpustakaan. Perubahan ini diakibatkan karena perubahan bentuk koleksi yang sebelumnya terfokus pada bahan tercetak saja, namun telah bertambah dengan adanya koleksi tak tercetak seperti CD, kaset, bahkan internet.
  2. Perpustakaan ideal adalah perpustakaan yang mampu menjalankan fungsi dasarnya dan dikolaborasikan dengan sarana prasarana memadai, disesuaikan dengan kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan pemustaka.

H. Saran

Kemajuan teknologi informasi telah mempengaruhi peran perpustakaan. Bagi pustakawan ini adalah tantangan sekaligus harapan dan masa depan perpustakaan. Oleh karena itu, setiap komponen pengelolaan perpustakaan perlu menyesuaikan diri dengan manajemen yang berbasis informasi dan teknologi mutakhir sehingga mampu menjadi pusat informasi pertama dan utama.

DAFTAR PUSTAKA

Hermawan. Peran Pustakawan dalam Digitalisasi Informasi. http//pustaka.uns.ac.id.2008

HS, Lasa. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press, 1997.

http://id.wikipedia.org/wiki/Globalisasi

NS, Sutarno. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Sagung Seto, 2006.

Pendit, Putu Laxman. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta : Sagung Seto, 2007.

Riah. Pustakawan di Era Globalisasi. http//riah.staff.uns.ac.id.2008

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia, 1991.

Suntoyo, Ign. Perpustakaan Perguruan Tinggi. Semarang : UPT Perpustakaan Undip, 2005.

Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisisus, 2008.

Supriyanto. Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawan. Jakarta : Ikatan Pustakawan Indonesia Daerah DKI Jakarta, 2006.

Suwanto, Sri Ati. Pengaruh Globalisasi Terhadap Perubahan Profesionalisme Pustakawan. Makalah disampaikan pada Studium General Si Ilmu Perpustakaan Undip, November 2007.

Wijaya, Indah. Pustakawan Indonesia: Siapkah Hadapi Globalisasi. Http//membersA.tripod.com. 2008


[1] Undang-Undang Perpustakaan No.43 tahun 2007 Pasal 1 Ayat 1

[2] Lasa HS, Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press,1997.

[3] Lasa HS, Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press,1997.

[4] Dian Sinaga, Perpustakaan dalam Globalisasi Informasi,http://pustaka.unpad.ac.id/archives/785/

[5] http://riah.staff.uns.ac.id

6 Ibid

[7] http://id.wikipedia.org/wiki/Globalisasi

Penulis: Andrea Ardi Ananda
Jln.Patimura No.27 A Seruni Selong NTB (Alamat rumah)

Masukkan nama & email Anda untuk berlangganan artikel

Kata Kunci Penelusuran:

istilah-istilan perpustakaan

About Pemustaka

Dengan senang hati kami akan menerima kiriman artikel anda. Anda bebas mengirim artikel, baik itu berupa Cerpen, Dongeng, Review, Informasi Lowongan Kerja, Promosi Perpustakaan, Catatan Harian dan lain-lain. Kirim ke : admin@pemustaka.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*


6 × = six

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Baca Jugaclose