Home / Artikel Perpustakaan / Perpustakaan Ideal: Impian atau Kenyataan?

Perpustakaan Ideal: Impian atau Kenyataan?

Pada bulan Mei 2009, penulis berkesempatan mengunjungi  Perpustakaan Umum di kota Shenzhen Cina. Kunjungan tersebut  sebagai salah satu bagian dari sesi pelatihan yang diselenggarakan oleh University of Hongkong di Shenzhen, Cina. Perpustakaan Umum Shenzhen berlokasi di tengah pusat kegiatan masyarakat dan juga pemerintahan. Mudah dijangkau oleh masyarakat dan terlihat megah dengan gedung yang memiliki enam lantai. Posisi geografis perpustakaan memungkinkan bagi anggota masyarakat yang melintas di sekitar perpustakaan untuk melihat gedung Perpustakaan secara langsung. Sangat mudah dikenali dan seolah-olah membujuk setiap anggota masyarakat yang melintas untuk menyinggahinya.

Tanpa terasa semua peserta sudah berada di pintu masuk Perpustakaan Umum Shenzhen. Kesan pertama  yang dirasakan di halaman depan perpustakaan adalah suasana tertib dan nyaman yang dirasakan sampai ke luar gedung dimana seluruh peserta menunggu. Dua hal yang tidak lazim terdapat pada saat mengunjungi perpustakaan umum di Indonesia adalah  mesin  pemesanan buku sendiri dan mesin pengembalian buku 24 jam selain alat sensor masuk ke perpustakaan. Semua sarana tersebut berjalan tanpa diawasi oleh  petugas. Setelah masuk lantai pertama gedung, tampak suasana hening dan beberapa pengunjung yang sedang membaca dan menelusur informasi di OPAC (Online Public Access Catalog)  yang tersedia di beberapa sudut ruang perpustakaan. Kondisi di setiap lantai gedung Perpustakaan umum tersebut tampak hampir sama yaitu adanya fasilitas menelusur melalui internet maupun intranet serta jajaran koleksi yang tersusun dengan rapi. Ruang informasi sekaligus berfungsi sebagai ruang transaksi terdapat di lantai dua. Di antara jajaran rak koleksi terlihat pustakawan yang sedang menyusun buku dan pengguna yang sedang mencari koleksi di susunan rak. Apa yang disampaikan di atas masih  sebagian kecil dari apa yang penulis lihat secara langsung. Masih banyak hal lain yang sangat berkesan tetapi penulis tidak dapat tuliskan di artikel ini.

Suasana berbeda penulis temukan pada saat penulis mengunjungi salah satu Perpustakaan Umum di wilayah DKI Jakarta. Lokasi Perpustakaan yang tersembunyi dan berada di gedung bertingkat yang juga tersembunyi dari jangkauan mata pengguna. Rambu-rambu menuju gedung serta Perpustakaan yang tidak jelas. Lokasi Perpustakaan yang berada di salah satu tingkat gedung sangat sulit untuk dikunjungi dan memerlukan waktu yang cukup lama apalagi bagi mereka  yang belum pernah atau mengenal lingkungan Perpustakaan tersebut. Setelah tiba di lantai gedung dimana Perpustakaan tersebut berada suasana muram memberikan kesan yang menonjol. Cahaya yang kurang serta dinding tembok dan kursi, meja  yang kurang terawat. Situasi yang tidak menimbulkan minat untuk berlama-lama di perpustakaan tersebut.

Permasalahan

Sangatlah tidak arif jika membandingkan kedua situasi tersebut tanpa memperhatikan aspek yang mempengaruhi perbedaan tersebut. Tetapi apapun yang penulis rasakan, penulis memiliki tanggungjawab moral untuk menyampaikan hal ini dalam rangka menggambarkan bagaimana satu pepustakaan dapat disebut ideal. Terlebih apabila hal tersebut dikaitkan dengan fungsi perpustakaan  sebagai lembaga yang berorientasi pada jasa atau servis. Dengan demikian permasalahan utama adalah seberapa jauh perpustakaan yang ideal dapat memberikan jasa yang dalam hal ini jasa dalam bentuk penyediaan informasi bagi publik atau masyarakat penggunanya.

Tujuan

Tujuan penulisan artikel ini adalah:

a.       Mengetahui sistem operasi jasa dihubungkan dengan Perpustakaan sebagai organisasi yang memberikan layanan jasa;

b.      Memberikan gambaran tentang kondisi perpustakaan di Indonesia pada umumnya;

c.       Mengetahui beberapa berberapa indikator dalam pemecahan masalah dalam mencapai perpustakaan yang ideal.

Landasan Teori

Tjiptono (2005:7) mengartikan kata jasa dari kata bahasa Inggris yaitu service yang mengandung arti sistem yang menyediakan sesuatu yang dibutuhkan oleh public, diorganisasikan oleh pemerintah atau perusahaan swasta. Sebagai lembaga jasa menyediakan informasi yang dapat diakses oleh public atau masyarakat pengguna Perpustakaan.  Ungkapan di atas sesuai dengan apa yang disampaikan oleh Tise (2009) tentang beberapa peran Perpustakaan yaitu:

1.       Sebagai kunci utama dalam menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumber penting berkaitan dengan ekonomi dan budaya;

2.       Berkontribusi secara efektif dalam pembangunan dan memelihara kebebasan intelektual,  pengawal nilai-nilai demokrasi dan hak-hak sipil yang universal;

3.       Memberikan dukungan terhadap masukan yang bersifat social dengan memberikan layanan kepada seluruh lapisan masyarakat.

Perpustakaan memiliki peranan yang cukup penting dalam kehidupan masyarakat, lalu bagaimana peranan tersebut dalam dilaksanakan dalam sistem operasi jasa sebagaimana diungkapkan oleh Tjiptono (2005: 8) dalam perpekstif  service sebagai sebuah sistem.

Setiap bisnis jasa  dipandang sebagai sebuah sistem yang terdiri atas dua komponen utama yaitu (1) operasi jasa (service operations), di mana masukan (input) diproses dan elemen-elemen produk jasa diciptakan; dan (2) penyampaian jasa (service delivery) dimana elemen-elemen produk jasa tersebut dirakit, dirampungkan dan disampaikan kepada pelanggan.

Ternyata faktor kemampuan teknis dalam mengelola hubungan fasilitas yang dimilih dan juga melakukan hubngan dengan para pelanggan yang dalam hal ini pengguna Perpustakaan memberikan peran yang sangat penting. Apa yang dilakukan pustakawan dalam konteks pekerjaan teknis memberikan pengaruh terhadap hasil yang disampaikan kepada penggunanya dalam bentuk berbagai jenis layanan. Ilustrasi ini sangat jelas jika mengambil salah satu contoh hasil pekerjaan yang tidak terlihat oleh pengguna yaitu informasi di OPAC. Mulai dari pengadaan, seleksi, pengolahan, pengindeksan sampai akhirnya terlayani sebagai wakil dokumen di OPAC memberikan  keterkaitan satu sama lain. Jasa layanan online yang menuntut informasi yang akurat dan dapat dipercaya yang ditampilkan pada situs Perpustakaan. Layanan penelusuran informasi yang membutuhkan kemampuan komunikasi dan analisa kebutuhan dari pengguna Perpustakaan.

Semua hal tersebut berkaitan satu sama lainnya. Dan itu memberikan hasil akhir yang dimanfaatkan secara langsung oleh pengguna Perpustakaan. Jadi sistem operasi jadi dapat menggambarkan hubungan satu komponen dengan komponen lainnya sehingga tercipta jenis layanan yang dibutuhkan oleh Perpustakaan.

Pembahasan

Sistem operasi jasa membutuhkan adanya kaitan antara komponen di dalam sistem. Hal tersebut sudah dijelaskan secara ringkas dalam keterangan di atas. Berkaitan dengan hal tersebut,  berdasarkan pengamatan penulis terdapat beberapa permasalahan yang umum terjadi pada beberapa Perpustakaan di Indonesia. Kondisi tersebut perlu mendapat perhatian karena berkaitan dengan Perpustakaan ideal yang dapat memberikan layanan terbaiknya bagi masyarakat pengguna.

1. Gedung dan ruang Perpustakaan

Gedung  dan ruang Perpustakaan merupakan titik awal seseorang akan berkunjung ke Perpustakaan.  Ada perbedaan mendasar antara gedung dan ruang, gedung menunjukkan pada lokasi geografis dan letaknya. Sedangkan ruang menyangkut luas ruang yang ditempati. Umumnya gedung atau ruang Perpustakaan diletakkan di tempat yang lokasinya tidak mengundang  masyarakat pengguna Perpustakaan untuk berkunjung. Apabila gedung utamanya bertingkat umumnya diletakkan di lantai atas atau bahkan di ruang yang tidak dimanfaatkan dan tidak strategis. Kondisi ini jelas merugikan Perpustakaan karena secara fisik gedung atau ruang Perpustakaan merupakan layanan public yang seharusnya mudah dijangkau. Tise (2009) menyatakan peran Perpustakaan yang harus mendorong dan memberikan peran terhadap kebijakan lembaga induknya dalam mengembangkan Perpustakaan.

2. Infrastruktur Perpustakaan

Tidak dapat dipungkiri di era teknologi informasi saat ini, infrastruktur pendukung Perpustakaan sangat diperlukan. Fasilitas fisik dan teknologi informasi sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan di Perpustakaan. Dwiridotjahjono (2006) mengatakan bahwa kualitas layanan merupakan suatu yang dipersepsikan pelanggan dan tidak bisa ditetapkan oleh pihak manajemen semata, oleh karena itu suara mereka harus diperhatikan dalam membangun kualitas layanan online yang dapat meningkatkan kepuasaan pelanggan dalam melakukan pembelian secara online. Kemampuan dalam mengoperasionalkan fasilitas teknologi informasi dan membangun sistem Perpustakaan berbasis teknologi informasi, menjadi salah satu syarat bagi Perpustakaan saat ini untuk memberikan layanan dengan baik.

3. Sumber daya manusia

Steinerova (2001) menuliskan beberapa permasalahan sumber daya manusia di Perpustakaan yaitu:

a.       Menegaskan tentang kedudukan pustakawan dalam alur proses informasi;

b.      Elemen di lingkungan kerja informasi khususnya perubahan social di era

digital dan teknologi serta dampak terhadap pengembangan sumber daya manusia;

c.       Hubungan penting antara manusia, teknologi dan informasi serta pengetahuan sebagai satu kesatuan dalam pencarian informasi yang kemudian dikembangkan dalam bentuk layanan informasi khusus, sistem informasi dan produk-produk informasi.

Pustakawan sebagai pengelola Perpustakaan perlu mendudukan dirinya sebagai penyedia informasi yang sanggup memberikan layanan dengan baik. Apa jadinya jika manusia yang mengelola tidak memiliki kompetensi dan kemampuan dalam menjalankan Perpustakaan. Yang terjadi adalah semua orang mampu menjalankan Perpustakaan tanpa memiliki latar belakang pendidikan. Dengan kondisi tersebut apa yang dapat diharapkan dari Perpustakaan. Jelas perlu tindakan nyata untuk meningkatkan kompetensi pustakawan, diantaranya melalui pendidikan formal dan informal. Pendidikan formal seperti peningkatan jenjang pendidikan minimal Diploma 3 (vokasi) sampai dengan strata 2 (pasca), serta pendidikan informasi seperti mengikuti kegiatan yang bersifat peningkatan kemampuan pelatihan, seminar, diskusi dan berbagai jenis kegiatan lainnya.

4. Dana

Dana menjadi salah satu kendala yang selalu muncul ke permukaan di setiap kegiatan pertemuan atau diskusi di kalangan pustakawan.  Sebenarnya dana bagi Perpustakaan sudah ditetapkan di setiap unit kerja baik negeri maupun swasta, hanya besarannya berbeda. Di tingkat perguruan tinggi, Wijayanti (2004: 10)  menuliskan bahwa tidak ada rumus yang umum untuk menentukan berapa dana yang harus dialokasikan untuk perpustakaan tetapi jumlah yang disarankan adalah 5% dari seluruh anggaran perguruan tinggi. Berapapun jumlahnya, Perpustakaan tetap membutuhkan dana untuk menjalankan kegiatannya. Tiles (2009) menyatakan bahwa perlu dikembangkan dan dibangun komunikasi efektif dengan stakeholders diantaranya, pengambil keputusan dan penyandang dana di lembaga tersebut. Para stakeholders membutuhkan perencanaan yang jelas dari perpustakaan sehingga para mereka  yakin bahwa bantuan yang akan diberikan dapat dimanfaatkan dan digunakan serti dapat dikerjakan oleh pustakawan. Oleh karena itu Rencana strategis Perpustakaan menjadi bagian penting yang harus dikerjakan oleh pustakawan.

Semua kondisi di atas akan memberikan pengaruh terhadap seluruh layanan Perpustakaan. Tanggungjawab utama terletak dari pustakawan sebagai pengelola utama Perpustakaan. Pustakawan harus berjuang untuk menunjukkan bahwa Perpustakaan bukan sekedar lembaga pendukung satu organisasi, tetapi setidaknya Perpustakaan ikut membantu mencerdaskan masyarakat secara umum, khususnya masyarakat penggunanya. Tetapi kenyataannya hal tersebut tidak semudah yang dituliskan. Perlu kerja keras dan dukungan dari seluruh stakeholders yang berhubungan langsung dengan Perpustakaan. Berikut skema kondisi Perpustakaan dan berbagai proses pemecahan masalahnya.

Kondisi Perpustakaan Indikator Pemecahan masalah
1. Gedung dan Ruang

Perpustakaan

- Lokasi gedung

- Luas ruang

- Rambu petunjuk

2. Infrastruktur Perpustakaan - Fasilitas TI

- Sistem Perpustakaan

- Fasilitas pendukung

3. Sumber daya manusia - Peningkatan kompetensi

- Pendidikan formal dan

Informal

4. Dana - Rencana strategik

- Komunikasi efektif

dengan stakeholders (library

advocacy)

Indikator pemecahan masalah sebagaimana tertuang pada tabel di atas masih membutuhkan penjabaran lebih lanjut dalam bentuk tindakan-tindakan nyata. Dan hal itu perlu didukung oleh pengambil keputusan tertinggi dari lembaga dimana Perpustakaan tersebut berada. Seperti di perguruan tinggi, seorang rektor sebagai pimpinan tertinggi Perpustakaan memberikan pengaruh besar terhadap perkembangan Perpustakaan di perguruan tinggi tersebut.

Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan

Tidak ada satupun yang sempurna, demikian juga dengan perpustakaan.  Perpustakaan yang dikategorikan ideal saat ini pasti merupakan hasil dari satu proses perubahan yang berlangsung setiap saat dan terus menerus. Proses yang menuju pada satu titik kenyamanan yang layak dikatakan ideal pada saat dikunjungi. Bisa jadi kondisi yang saat ini ideal belum tentu ideal di masa yang akan datang. Oleh karena itu Perpustakaan ideal bukan merupakan satu impian. Semua dapat dijangkau dan penulis telah memaparkan beberapa hal yang selalu berkaitan dengan permasalahan perpustakaan secara umum. Perpustakaan sebagai satu lembaga jasa yang memberikan layanan kepada masyarakat merupakan bagian dari sistem yang saling berkaitan satu sama lainnya. Pencapaian perpustakaan ideal dapat berlangsung apabila diantara komponen sistem yang berkaitan tersebut saling membantu untuk menghadapi dan memecahkan masalah. Oleh karena itu keterlibatan komponen sistem menjadi bagian penting agar Perpustakaan ideal yang didambakan dapat tercapai.

Faktor-faktor gedung dan ruang Perpustakaan; infrastruktur; sumber daya manusia; dan dana merupakan satu kondisi umum yang sering dihadapi di Indonesia. Oleh karena itu perlu beberapa indikator pemecahan permasahalan sesuai dengan kondisi yang dihadapi. Indikator-indikator tersebut diharapkan dapat mengurangi kekurangan-kekurangan yang dihadapi selama ini. Semoga gambaran Perpustakaan umum di Indonesia yang kurang nyaman tersebut akan berkurang atau tidak ditemukan lagi, seiring dengan usaha pembenahan yang dilakukan.

Saran

Berdasarkan pemaparan di atas, penulis mengusulkan beberapa saran berikut:

1.       Perpustakaan ideal bersifat dinamis, oleh karena itu pustakawan sebagai pengelola Perpustakaan perlu mengikuti perkembangan terakhir di bidang Perpustakaan;

2.       Pembuatan Rencana Strategis dengan pendekatan secara langsung kepada pengambil keputusan tertinggi di lingkungan perguruan tinggi;

3.       Membuat program studi banding (bench march) ke perpustakaan yang dikategorikan lebih baik di negara lain;

4.       Melakukan survei pengguna Perpustakaan untuk memberikan masukan tentang perlunya Perpustakaan di lingkungan organisasi. Survei dilakukan secara rutin secara periodical untuk memantau kemajuan Perpustakaan.

Rujukan

Dwiridotjahjono, Jojok (2006). Bagaimana membangun kualitas layanan online?. Manajemen Usahawan Indonesia, XXXV (7) Juli 2006: 33-37

Steinerova, Jela (2001). Human issues of library and information work. Information Research, vol 6, no. 2 january 2001 terdapat di

Tise, Ellen (2009). IFLAs global voice. Dalam The 7th Annual Library Leadership Institute 21st Century Challenges for Library Leaders: Technology, Planning and Organizational Change, Shenzhen China 8-12 May  2009

Tjiptono, Fandy; Gregorius Chandra (2005). Service quality and satisfaction. Yogjakarta: Andi

Wijayanti, Luki dkk (2004). Perpustakaan perguruan tinggi: buku pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

Penulis: Drs. Irman Siswadi, M.Hum

Bogor

Masukkan nama & email Anda untuk berlangganan artikel

Kata Kunci Penelusuran:

peran penting perpustakaan diperguruan tinggi

About Pemustaka

Dengan senang hati kami akan menerima kiriman artikel anda. Anda bebas mengirim artikel, baik itu berupa Cerpen, Dongeng, Review, Informasi Lowongan Kerja, Promosi Perpustakaan, Catatan Harian dan lain-lain. Kirim ke : admin@pemustaka.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*


× two = 10

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Baca Jugaclose